Privacy policy
Last updated: 2026-08-30
This is a non-binding translation. The legally binding version is the German one below.
This notice explains how your personal data is processed when you use the application form.
1. Controller
Fachhochschule Erfurt, represented by its President, Prof. Dr. Frank Setzer
Altonaer Straße 25, 99085 Erfurt, Germany
Phone: +49 361 6700-0
Email: praesidialamt@fh-erfurt.de
2. Data protection officer
Hanna Louisa Woesner, phone: +49 361 6700-7032, email: datenschutz@fh-erfurt.de
Deputy: Anabell Köhler, phone: +49 361 6700-7033, email: datenschutz@fh-erfurt.de
3. Purposes and legal bases
We process your data to receive and handle your application.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (steps taken prior to entering into a contract) and Sec. 26 BDSG (employment context). Ticking the privacy box in the form is an acknowledgement, not consent.
[PLACEHOLDER: adjust for any diverging purpose as confirmed by the data protection officer]
4. What data we process
Data you enter: first name, last name, email address, date of birth, highest level of education, study program of interest, German language level, language.
Data collected automatically: device information derived from your browser’s User-Agent (device type, operating system, browser).
Server logs: when the pages are accessed, the server automatically records information your browser transmits (IP address, browser type, operating system, referrer URL, time of the request, HTTP status code). This data is not combined with individual persons and is deleted after statistical evaluation.
A draft of the form is stored locally in your browser (localStorage) so that nothing is lost on reload. It does not leave your device until you submit.
Cookies: only one strictly necessary cookie is set, to store the chosen language (NEXT_LOCALE). There is no tracking and no analytics tools are used.
5. Recipients and processors
Hosting: [PLACEHOLDER: provider, location, data processing agreement]
6. Transfers to third countries
[PLACEHOLDER: state whether data is transferred outside the EU/EEA and, if so, the safeguards (e.g. EU Standard Contractual Clauses) and the result of the transfer impact assessment]
7. Storage period
Applications are deleted automatically 180 days after submission, unless a longer retention period is required to assert, exercise or defend legal claims, or a hire results.
Server logs are deleted after statistical evaluation.
[PLACEHOLDER: confirm the retention period with the data protection officer and align it with RETENTION_DAYS in the code]
8. Your rights
You have the right to access, rectification, restriction of processing, erasure, data portability and to object.
To exercise these rights, contact [PLACEHOLDER: email address for data subject requests] or the data protection officer (see section 2).
9. Right to lodge a complaint
You may lodge a complaint with a data protection supervisory authority:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Germany
Phone: +49 361 57 3112900
Email: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Web: https://www.tlfdi.de
10. Is providing data mandatory?
Providing the requested data is necessary to process your application. Without it, we cannot consider your application.
11. SSL/TLS encryption
In production, data is transmitted with SSL/TLS encryption (HTTPS).
German version (legally binding)
Datenschutzerklärung
Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des Bewerbungsformulars.
1. Verantwortlicher
Fachhochschule Erfurt, vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Frank Setzer
Altonaer Straße 25, 99085 Erfurt
Telefon: +49 361 6700-0
E-Mail: praesidialamt@fh-erfurt.de
2. Datenschutzbeauftragte
Hanna Louisa Woesner, Telefon: +49 361 6700-7032, E-Mail: datenschutz@fh-erfurt.de
Stellvertretung: Anabell Köhler, Telefon: +49 361 6700-7033, E-Mail: datenschutz@fh-erfurt.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie § 26 BDSG (Beschäftigtenkontext). Die Bestätigung der Datenschutzhinweise im Formular ist eine Kenntnisnahme, keine Einwilligung.
[PLACEHOLDER: bei abweichenden Zwecken durch die/den Datenschutzbeauftragte:n anpassen]
4. Welche Daten wir verarbeiten
Von Ihnen eingegebene Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, höchster Bildungsabschluss, gewünschter Studiengang, Deutschkenntnisse, Sprache.
Automatisch erhobene Daten: aus dem User-Agent Ihres Browsers abgeleitete Geräteinformationen (Gerätetyp, Betriebssystem, Browser).
Server-Protokolle: Beim Aufruf der Seiten erfasst der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Zeitpunkt der Anfrage, HTTP-Statuscode). Diese Daten werden nicht mit einzelnen Personen zusammengeführt und nach statistischer Auswertung gelöscht.
Ein Entwurf des Formulars wird lokal in Ihrem Browser gespeichert (localStorage), damit bei einem Neuladen nichts verloren geht. Er verlässt Ihr Gerät erst mit dem Absenden.
Cookies: Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie zur Speicherung der gewählten Sprache gesetzt (NEXT_LOCALE). Es findet kein Tracking statt, es werden keine Analyse-Werkzeuge eingesetzt.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Hosting: [PLACEHOLDER: Anbieter, Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag]
6. Übermittlung in Drittländer
[PLACEHOLDER: ob eine Übermittlung außerhalb der EU / des EWR stattfindet und, falls ja, die Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) sowie das Ergebnis der Transfer-Folgenabschätzung]
7. Speicherdauer
Bewerbungen werden 180 Tage nach Eingang automatisch gelöscht, sofern nicht eine längere Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder eine Einstellung erfolgt.
Server-Protokolle werden nach der statistischen Auswertung gelöscht.
[PLACEHOLDER: Speicherdauer mit der/dem Datenschutzbeauftragte:n abstimmen und mit RETENTION_DAYS im Code abgleichen]
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
Zur Ausübung wenden Sie sich an [PLACEHOLDER: E-Mail-Adresse für Betroffenenanfragen] oder an die/den Datenschutzbeauftragte:n (siehe Ziffer 2).
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
Telefon: +49 361 57 3112900
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Web: https://www.tlfdi.de
10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der abgefragten Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.
11. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Die Datenübertragung erfolgt im Produktivbetrieb SSL-/TLS-verschlüsselt (HTTPS).